Waar moet je op letten als je een intranet laat designen en ontwikkelen
Bij Emble ontwikkelen we al meer dan 10 jaar websites, waaronder intranetten. Dit doen we voor klanten zoals het UWV, Universiteit Utrecht, en de Betaalvereniging Nederland. We zijn daarom goed op de hoogte van wat er allemaal komt kijken bij het ontwerpen en ontwikkelen van een intranet.
Zelf bouwen of laten bouwen?
Het kan goed zijn dat binnen jouw organisatie mensen zijn die de skills en tijd hebben om een intranet te bouwen. Wanneer je besluit het intranet intern te laten ontwikkelen moet je rekening houden met het volgende:
Het ontwikkelen van een intranet kost veel tijd. Is het niet financieel voordeliger om de collega’s die het intranet gaan maken, in te zetten op andere betaalde projecten?
Je mist de kennis van echte intranet experts. Omdat je helemaal van nul begint lift je niet mee op de expertise van specialisten die al jarenlang intranetten ontwikkelen.
Een intranet is voor alle werknemers. Wanneer het gebouwd wordt door een selecte club binnen de organisatie kan het zijn dat de functionaliteit te veel gericht is op deze specifieke groep.
Wanneer je het intranet laat maken door een bedrijf dat daar ervaring mee heeft kun je tijd (en geld) besparen. Zij kennen immers de ins en outs van het gebruikte systeem. Ook kunnen zij een neutraal standpunt innemen bij het adviseren van de functionaliteit die ingebouwd gaat worden.
Eigen systeem bouwen of gebruik maken van bestaande software?
Daarnaast moet je de keuze maken of dat je iets helemaal van scratch gaat bouwen of dat je gebruik gaat maken van bestaande software.
Wanneer je besluit een intranet vanaf de grond op te bouwen heeft dat als voordeel dat je flexibel bent in de functionaliteit die er ontwikkeld wordt.
Het nadeel is dat dit een tijdrovende klus is en daardoor ook een zeer kostbare aangelegenheid kan worden.
Een andere optie is om een intranet te (laten) ontwikkelen door gebruik te maken van bestaande Open Source oplossingen.
Open Source betekent dat de broncode van het project door iedereen te bekijken is. Het is daarom ook voor iedereen mogelijk om mee te werken aan een Open Source project. Open Source applicaties hebben daarom over het algemeen een community met enthousiaste experts die gratis hun kennis bijdragen aan het project.
Het kiezen voor een Open Source oplossing als basis voor jullie intranet heeft als voordeel dat veel functionaliteit beschikbaar en direct te gebruiken is. Je maakt daardoor een grote sprong en bespaart tijd en kosten.
Het nadeel is dat sommige functionaliteit niet helemaal past bij de manier waarop jouw organisatie dat voor ogen heeft. Met een Open Source oplossing is het daarentegen gemakkelijk om bestaande functionaliteit uit te breiden met plugins of modules. Als er een hele specifieke wens is, dan is het altijd mogelijk om zelf een plugin te laten ontwikkelen.
Welke functionaliteit moet een intranet hebben?
Dit hangt af van jouw organisatie of bedrijf. Het beste kun je daarom van tevoren een onderzoek doen bij jouw collega’s of werknemers. Het zou namelijk zonde zijn als er iets is gemaakt wat later door niemand wordt gebruikt. Je kan de potentiële gebruikers bijvoorbeeld het volgende vragen:
Hoe heb jij contact met je collega’s?
Wat doe je als je op zoek bent naar bepaalde kennis binnen de organisatie?
Wat doe je als je informatie (nieuws of artikelen) tegenkomt waarvan je denkt dat deze ook voor je collega’s interessant kunnen zijn?
Hoe wordt je het liefst op de hoogte gehouden van het nieuws, afspraken en reglementen vanuit de organisatie?
De meeste intranetten hebben deze functionaliteit:
- Mogelijkheid voor de organisatie om nieuws te delen.
- Mogelijkheid voor werknemers onderling om kennis te delen.
- Overzicht van alle werknemers met bijbehorende informatie zoals naam, foto, functie, e-mailadres en telefoonnummer.
Maak een goede start
Als je een intranet laat ontwikkelen dan is het de bedoeling dat jouw collega’s of werknemers het meteen enthousiast gaan gebruiken. Je kan dit stimuleren door rekening te houden met het volgende:
- Zorg ervoor dat iedereen het intranet gemakkelijk kan bereiken. Dat wil zeggen dat het intranet ook te benaderen moet zijn als iemand niet op kantoor zit. Dit is vooral belangrijk omdat nu steeds meer mensen gaan thuiswerken.
- Optimaliseer het intranet zodat het ook op smartphones en tablets te gebruiken is. Dit maakt de drempel om het intranet te bezoeken kleiner.
- Maak het makkelijk om mee te doen. Geef gebruikers die ingelogd zijn meteen een optie om informatie te delen op de homepage van het intranet. Vergelijkbaar met websites zoals Facebook en Twitter.
Bouwen binnen de huidige website of niet?
Mogelijk heeft jouw organisatie al een website dat draait op een Content Management Systeem (CMS) waarmee je ook een intranet kan bouwen zoals Drupal of Wordpress. In dat geval kun je meeliften op de al aanwezige techniek. Dit heeft veel voordelen, namelijk:
- Je hoeft maar één omgeving up to date te houden. Updates die je doorvoert op de website worden automatisch ook doorgevoerd op het intranet.
- Je kan inhoud tussen de twee domeinen delen. Als er een nieuwsbericht geplaatst is op de website kun je deze ook tonen op het intranet.
- De look en feel van de website kan ook gebruikt worden voor het intranet. Je hoeft dan geen apart theme te laten ontwerpen.
Er zijn echter ook nadelen:
- Je bent kwetsbaarder omdat het intranet via het internet te benaderen is.
- Het kan minder overzichtelijk worden voor gebruikers die zowel de website als het intranet moeten beheren.
- Bugs en fouten in de website kunnen ervoor zorgen dat het intranet niet meer werkt, en andersom.
Meer lezen over intranetten?
Laat hieronder je e-mailadres achter en download onze gratis whitepaper over intranetten. In deze whitepaper nemen we je mee door de belangrijkste aspecten van een succesvol intranet. We bespreken waarom elke organisatie een intranet nodig heeft, de essentiële kenmerken van een social intranet, en welke platformen en technologieën het beste aansluiten op jouw organisatie.
