De 9 kenmerken van een succesvol social intranet

Een social intranet is natuurlijk een modewoord om aan te geven dat we te maken hebben met een modernere variant van het intranet. Maar de moderniseringsslag zorgt er wel voor dat medewerkers meer gebruik gaan maken van het intranet.

Wat houdt deze moderniseringsslag nou in? In dit artikel bespreek ik de kenmerken die ervoor zorgen dat je van je intranet een moderne social online ontmoetingsplek maakt waar medewerkers kennis delen, interactie met elkaar hebben en efficiënter kunnen werken.

1 Geen gelaagdheid of hiërarchie

Wil je dat iedereen deelneemt aan het intranet, dan moet je het sociale karakter laten terugkomen door iedereen toegang te geven en zo min mogelijk hiërarchie aan te brengen.

Veel organisaties zijn gewend om vanuit hun eigen organisatiestructuur overal een hiërarchie in door te voeren. Maar beperk je medewerkers, dan moet je niet gek opkijken als ze niet meedoen in het delen van kennis of liever geen gebruik maken van het intranet.

De zorg die heerst is dat een medewerker iets op het intranet plaatst dat niet de bedoeling is. Het intranet is een besloten omgeving en vrijwel alle moderne systemen om een intranetwebsite mee te maken kunnen logs produceren zodat je duidelijk kunt zien wie wat gedaan heeft.

Binnen Drupal kun je bijvoorbeeld ook werken met revisies en terugvallen op een oudere versie van een content. Handig voor als iemand iets heeft veranderd of verwijderd wat niet de bedoeling was.

Workflows inbouwen zodat redacteur X goedkeuring moet geven voor alle artikelen in categorie Y is mogelijk maar maakt je social intranet niet echt sociaal. Het beste kun je deze workflows gebruiken voor je corporate of magazine website.

2 Een mooi verzorgd webdesign

Soms denkt men dat een intranet er niet mooi hoeft uit te zien. “Als het maar een beetje overeenkomt met de huisstijl…”

Een goed webdesign doet meer dan alleen fungeren als mooi ‘jasje’. Een webdesigner denkt na over de plek waar content moet staan, met welk doel een gebruiker naar een overzicht kijkt of hoe een gebruiker het makkelijkst een bericht kan plaatsen.

Medewerkers gaan daardoor graag naar het intranet en maken er ook meer gebruik van. Er zijn tal van onderzoeken die aantonen dat de betrokkenheid en het vertrouwen van een website omhoog gaat door een goed webdesign.

Dat is bijvoorbeeld ook de reden waarom een goed webdesign voor je corporate website zorgt voor een betere vindbaarheid in Google.

3 Super laagdrempelig

Het plaatsen van content moet ontzettend makkelijk kunnen. Kijk naar Twitter of Facebook. Je hoeft hier niet een navigatiestructuur door te lopen voordat je een bericht kunt plaatsen. Je social intranet zou net zo ingericht moeten zijn.

Neem het onderstaande voorbeeld waarbij we voor de Betaalvereniging Nederland een social intranet hebben opgezet waarbij medewerkers direct op de homepage een update kunnen plaatsen.

Maak het plaatsen van berichten zo makkelijk mogelijk.

4 Te gebruiken op alle apparaten

Uiteraard moet je social intranet responsive zijn. Responsive betekent dat je website zich aanpast aan de breedte van de browser. Hierdoor ziet je social intranet er goed uit op een tablet, een smartphone en een desktopcomputer.

Let op dat niet alleen je content er goed uit moet zien, maar dat je medewerkers ook op een smartphone in de trein een bericht moeten kunnen plaatsen op het social intranet. Dit zorgt ervoor dat je intranet beter gebruikt wordt en de interactie omhoog gaat.

5 Integreer zoveel mogelijk op één plek

We zien geregeld dat medewerkers voor het invoeren van hun uren naar platform X moeten gaan en voor hun declaraties gebruik moeten maken van systeem Y.

Het is natuurlijk prettig om dit binnen je social intranet aan te bieden zodat er niet nog een platform bij komt, maar deze juist meerdere platformen integreert. Daarnaast combineer je jouw doel, bijvoorbeeld ‘kennis delen’, met dat van je medewerkers. Een soort van win-winsituatie.

Voordat je start met het opzetten van je social intranet, breng in kaart welke systemen en platformen er allemaal zijn binnen je organisatie en onderzoek samen met de bouwer van je social intranet welke te integreren zijn. Soms kan dit zo simpel zijn als het aanbieden van een link of een iframe en in andere gevallen kun je een directe datakoppeling maken.

Maar let op dat je hierin niet doorslaat. Je social intranet hoeft niet de functionaliteiten van je boekhoudsysteem over te nemen of hetzelfde te werken als Google Docs. Elk systeem heeft zijn eigen kracht en doel.

Meer tips ontvangen? Meld je aan op onze nieuwsbrief

6 Bied een klein team alvast toegang

Dit kan zorgen voor waardevolle feedback voordat je live gaat en het zorgt voor een basis aan waardevolle kennis en content op je social intranet.

Het kan ook tegen je keren en ervoor zorgen dat medewerkers teleurgesteld raken wanneer je hun feedback niet doorvoert. De situatie wordt met name lastig als je feedback terugkrijgt die tegenstrijdig met elkaar is.

Hoe voorkom je dit? Kies een kleine groep mensen. Je zou bijvoorbeeld kunnen denken aan een thema en alleen de mensen die hier mee te maken hebben toegang kunnen geven. Dan wordt dit thema alvast ingevuld en beperk je op een inhoudelijke manier de groep.

Informeer de groep en geef ze een doel. Doe je dit niet, dan zien we dat medewerkers zich soms geroepen voelen meer bezig te zijn met het bekritiseren van het intranet dan er gebruik van te maken.

Door de groep als doel te geven te werken aan de content wordt dit hun primaire taak. Je kunt tussentijds natuurlijk polsen bij de groep of alles goed gaat, en als er bepaalde zaken anders kunnen dan komt dit meestal vanzelf naar boven.

Het is vooral een kwestie van de juiste selectie maken van mensen, ze een doel geven en niet de verwachting scheppen dat ze bepalen hoe het social intranet gaat werken of eruit gaat zien.

7 Notificaties houden het efficiënt

Je medewerkers gaan niet de hele dag op het intranet hangen en om het efficiënt te houden zou je de functie kunnen aanbieden dat medewerkers een notificatie krijgen als er iets geplaatst wordt dat ze interessant vinden.

Je moet wel waakzaam blijven dat je niet doorslaat met deze functionaliteit. Drupal biedt tal van opties voor notificaties. Per onderwerp, per artikel en met instellingen voor de medewerkers zodat ze zelf kunnen bepalen wanneer en hoeveel berichten ze krijgen.

Het nadeel hiervan is dat de functionaliteit snel te ingewikkeld wordt en daardoor niet meer overzichtelijk werkt voor alle medewerkers. Bedenk daarom van tevoren wat je primaire doel is, hoe je wilt dat mensen notificaties kunnen krijgen en houd dit zo simpel mogelijk. Dan is de kans het grootst dat zoveel mogelijk medewerkers hier gebruik van gaan maken.

8 Interactie op de juiste manier

Zorg voor interactiemogelijkheden en pas deze aan zodat ze aansluiten bij jouw organisatie en doelen.
‘Liken’ is zo’n functie. Het is een simpele interactie die de gebruiker betrokken maakt bij het platform. Vind je liken niet passen bij je organisatie of doel? Pas het dan aan; bijvoorbeeld ‘Vind ik interessant’.

‘Comments’ is nog zo’n voorbeeld. Een supermakkelijke manier om interactie op te bouwen of kennis te delen. ‘Comments’ geven misschien teveel de suggestie dat er commentaar gegeven moet worden. Maar noem je het ‘Stel een vraag’ dan past deze manier van interactie beter bij je doel.

9 Maak het overal toegankelijk

We verwachten dat medewerkers thuis en onderweg kunnen werken. Waarom dan niet het social intranet overal aanbieden. Het is immers een webapplicatie.

We zien een duidelijke trend richting multisite-systemen. Hierbij wordt zowel de corporate website, als het intranet opgebouwd vanuit hetzelfde CMS.

Dit zorgt ervoor dat gebruikers, content, updates, uitbreidingen en aanpassingen gedeeld kunnen worden over meerdere websites. Wil je meer weten over de voor- en nadelen van een multi-site CMS?

Een voorbeeld hiervan is zijn de Exodus websites. De corporate website, het extranet waarin 1800 vrijwilligers snel documenten kunnen vinden en het intranet voor medewerkers zijn drie verschillende websites maar worden alle drie gepubliceerd, beheerd en onderhouden vanuit één CMS.

Het social intranet van Exodus, onderdeel van een multi-site CMS.

Systemen zoals Drupal bieden standaard meer dan genoeg mogelijkheden om de veiligheid van de data en persoonsgegevens te waarborgen. Je kunt dit nog extra aanscherpen door een extra controle te plaatsen op wie er toegang heeft, vanaf welke IP-nummers dit gebeurt of medewerkers via een dubbele authenticatie te laten inloggen.

Heb je vragen over een social intranet website? Ik lees ze graag hieronder in het reactiegedeelte.