Waarom elke organisatie een intranet nodig heeft
Kennis delen door een toiletbezoek
Toen Steve Jobs in 1986 CEO van Pixar was, en een nieuw kantoor moest optuigen, plaatste hij het toiletblok precies in het midden van de ruimte. Dit betekende dat medewerkers van alle afdelingen elkaar spontaan tegenkwamen als ze naar de WC gingen. Dit zorgde voor een kruisbestuiving waardoor mensen op nieuwe inzichten kwamen door eens met elkaar te babbelen. Onderzoeksjournalist Charles Duhigg schreef hier zelfs een boek over genaamd ‘Slimmer sneller beter’. Over het creatieve proces schrijft hij:
We weten dat we meer kans van slagen hebben als innovatiemakelaars – mensen met verfrissende, afwijkende zienswijzen, die ervan op de hoogte zijn hoe ideeën in allerlei omgevingen in praktijk zijn gebracht – hun brede scala aan ervaringen inbrengen.
Steve Jobs
CEO van Pixar (1986)
We gaan echter steeds meer thuiswerken. De momenten dat iedereen op kantoor rond het koffiezetapparaat staat te kletsen worden minder. Dit heeft als gevolg dat binnen jouw organisatie de kennis minder goed gedeeld wordt. Daarnaast raken medewerkers ook steeds meer de binding met hun bedrijf kwijt, want uit het oog uit het hart. Gelukkig is er een digitale oplossing, namelijk het intranet.
Wat is een intranet?
Een intranet is een online omgeving toegankelijk voor alle werknemers binnen jouw organisatie. Dit kan bijvoorbeeld een afgesloten gedeelte zijn in jullie website. Medewerkers kunnen dan via het internet inloggen op dit gedeelte. Binnen deze omgeving kunnen verschillende functionaliteiten geïmplementeerd worden die ervoor zorgen dat werknemers binnen jouw organisatie beter gaat samenwerken. Denk aan:
- Een kennisbank waar alle medewerkers informatie kunnen delen die betrekking hebben op jullie producten of diensten.
- Nieuwsberichten die vanuit het management of HR gedeeld worden. Dit kunnen nieuwe reglementen zijn zoals een aangepaste bonusstructuur of de geboorte van een kind bij een collega.
- Een interne twitter achtige feed waar medewerkers gemakkelijk een update kunnen geven over ontwikkelingen binnen het vakgebied.
- Een overzicht van alle medewerkers met foto en uitgebreide informatie. Zo kun je werknemers bijvoorbeeld indelen op expertise. Als iemand dan op zoek is naar een collega met een bepaalde vaardigheid is deze makkelijk te vinden via dit overzicht.
Voorbeelden van intranetten
Al meer dan tien jaar designen en ontwikkelen wij intranetten voor (middel)grote organisaties. Met een team van experts zetten wij jullie wensen om in een intranet waar kennis gedeeld wordt en er feeling blijft bij de organisatie.
Zoals bijvoorbeeld het UWV, die over het hele land verspreid meer dan 100 leerwerkloketten heeft. Deze loketten helpen onder andere mensen die een carrièreswitch willen met hun omscholing.
Om optimaal kennis te delen hebben wij een online omgeving ontwikkeld waar alle werknemers van de loketten kunnen inloggen. Zij kunnen hier tools en hulpmiddelen bekijken die vanuit het UWV verstrekt worden. Maar ze kunnen ook elkaar om hulp vragen als ze worstelen met een bepaald issue.
Of het platform van de Betaalvereniging Nederland. Zij waren op zoek naar een oplossing die ervoor zorgde dat de werknemers onderling nieuws en artikelen konden delen met alles wat over betalen ging. Daarom hebben wij een afgesloten omgeving gecreëerd waar collega's korte berichten kunnen plaatsen. Een soort twitter, maar dan geheel privé en alleen in te zien door werknemers van de Betaalvereniging. Dit zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van het laatste relevante nieuws. Zoals de meest recente ontwikkelingen rondom Apple Pay bijvoorbeeld.
Maar ook zeer praktische toepassingen zijn denkbaar. Zoals het huurdersportaal voor WTC Amsterdam dat wij hebben ontwikkeld. In dit portaal is het voor het WTC mogelijk om berichten te plaatsen die praktische informatie bevat die voor alle huurders belangrijk is om te weten. Zoals een lift die tijdelijk niet werkt.
MSFU Sams, een studentenvereniging uit Utrecht, wilde graag een mogelijkheid om alle foto's te organiseren die op feestjes werden gemaakt. Wij hebben daarom een afgesloten gedeelte binnen hun website gebouwd waar studenten al hun gemaakte foto's kunnen uploaden. Leden van de foto commissie hebben extra rechten gekregen waarmee ze de foto's kunnen modereren. Zo kunnen zij aangeven of bepaalde foto's ook publiekelijk te bekijken zijn of ze kunnen een foto verwijderen als deze niet gepast is.
Conclusie
Een intranet voor elke (middel)grote organisatie is onmisbaar omdat:
- Hiermee medewerkers, ondanks het steeds meer toenemende thuiswerken, feeling blijven houden bij het bedrijf en hun collega's.
- Er geen kennis verloren gaat omdat er geen manier is om deze goed te delen.
- Alle medewerkers op de hoogte zijn van het laatste nieuws, afspraken en reglementen binnen de organisatie.
Dus volg Steve Jobs, en maak een digitaal toiletblok voor een betere organisatie.
Waar moet je op letten als je een intranet laat bouwen?
Heb je vragen over het nut van een intranet? Laat het mij weten door hieronder een reactie achter te laten.
Meer lezen over intranetten?
Laat hieronder je e-mailadres achter en download onze gratis whitepaper over intranetten. In deze whitepaper nemen we je mee door de belangrijkste aspecten van een succesvol intranet. We bespreken waarom elke organisatie een intranet nodig heeft, de essentiële kenmerken van een social intranet, en welke platformen en technologieën het beste aansluiten op jouw organisatie.
