De 4 kenmerken van de ideale verenigingswebsite

De afgelopen jaren hebben we voor verenigingen en brancheorganisaties die hun verenigingswebsite naar een hoger niveau wilden tillen websites ontwikkeld op basis van het opensource-CMS Drupal. Dit CMS leent zich bij uitstek voor een verenigingswebsite omdat het veel opties biedt om een leden- en rechtensysteem in te richten.

Drupal wordt vaak gezien als een enterprise level-CMS doordat het erg stabiel, veilig en ongelofelijk veel uitbreidingsmogelijkheden biedt.

Door de websites die we ontwikkeld hebben voor verenigingen en brancheorganisaties hebben we een hoop geleerd over de verschillen tussen de organisaties, maar hebben we ook gemerkt dat er veel overeenkomsten zijn.

In dit artikel richt ik me op deze verbindende factoren die van een verenigingswebsite een communityportal maken die zorgt voor:

• Meer binding met de organisatie.
• Het delen van kennis.
• Het met elkaar in contact komen van leden.
• De automatisering met externe systemen.

Ledenadministratie

Dit is een van de essentiële onderdelen die het ‘leven’ makkelijker maakt van degene die de administratieve taken op zich neemt binnen de vereniging. Daarnaast kan het ook een hoop frustratie wegnemen bij leden die snel en gemakkelijk wijzigingen in hun eigen gegevens willen maken binnen de website.

Drupal biedt direct vanuit de basis al een hoop functionaliteiten om een goede ledenadministratie te voeren. Zo kunnen er voor de leden profielen worden opgezet waarbij specifieke velden voor de ledengegevens worden ingevoerd. Per veld kan bepaald worden of leden deze mogen zien en/of ze de waarden binnen de velden mogen aanpassen.

Kennisdeling

Of je nu met elkaar sport, vakgenoten bent of samen studeert: er zijn altijd ideeën, artikelen, regelementen, ervaringen of documenten om met elkaar te delen. Een belangrijk onderdeel binnen een verenigingswebsite is dan ook de mogelijkheid voor leden om deze kennis te vinden en met elkaar te delen.

Veel forumwebsites zijn om die reden opgezet. Maar wil je even een kort bericht delen met iedereen of een paar honderd documenten inzichtelijk maken, dan is een forum allesbehalve praktisch.

Drupal maakt het mogelijk om verschillende onderdelen in de website te bouwen die specifiek toegespitst zijn op de soort kennis die je wilt delen en de manier waarop de leden dit het beste kunnen bekijken.

Documenten kun je indelen op categorie, regio, thema of type. Gebruikers kunnen vervolgens een overzicht laten filteren op deze kenmerken. Hierdoor kunnen ze razendsnel de juiste documenten vinden.

Kennisdeling binnen een documenten overzicht met zoekfilters

Het kan ook zijn dat er juist behoefte is om op een luchtige manier ervaringen met elkaar te delen. Hiervoor is het mogelijk om een onderdeel in te bouwen dat lijkt op Twitter, maar wat wel besloten blijft binnen de verenigingswebsite. Beide manieren van kennisdelen maken gebruik van de basisfunctionaliteiten van Drupal en komen technisch erg overeen maar voelen voor de beheerders en gebruikers compleet verschillend aan.

Netwerken

Nog een belangrijk pluspunt van een goede verenigingswebsite is de mogelijkheid om in contact te komen of te blijven met andere leden. Je hoeft natuurlijk niet als communicatiemiddel te fungeren door chat- of mailfunctionaliteiten binnen je website aan te bieden; leden kiezen liever hun eigen communicatiemiddel waarbij de een de voorkeur heeft voor Whatsapp en de ander liever een e-mail stuurt.

Maar je kunt wel faciliteren in het maken van de connectie door zoek- en filteropties in te bouwen waarmee leden elkaar gemakkelijk kunnen vinden.

 In contact blijven met elkaar via een ledenoverzicht met zoekfilters

Exportfuncties en API-koppelingen

Misschien is dit niet essentieel voor elke verenigingswebsite, maar we zien toch dat bij 75% van de communitywebsites die wij ontwikkelen er wel een vorm van datatransport plaatsvindt. Hoe simpel deze ook is.

In veel gevallen gaat het om het uitwisselen van ledengegevens. Dat kunnen actuele ledengegevens zijn die verstuurd moeten worden naar een drukker of administratiesysteem, maar het kan ook een aanpassing zijn in de ledengegevens door een extern systeem. Bijvoorbeeld wanneer leden een bepaalde cursus of training hebben afgerond.

Drupal biedt ongelofelijk veel manieren om data te exporteren en te importeren waardoor we elke vorm van data-uitwisseling op maat kunnen inrichten en het vaak simpel kunnen houden. Onze focus ligt hierbij vooral op het uit handen nemen van werk van de websitebeheerders.

We zien en spreken de beheerders van onze websites dagelijks en soms horen we taferelen van beheerders die dagen bezig zijn om ledengegevens te verzamelen in Excelsheets om ze naar externe partijen te sturen die deze gegevens nodig hebben voor het organiseren van een evenement, training of het versturen van magazines.

Binnen Drupal kunnen we in dit soort gevallen in overleg met de beheerders een exportfunctie opzetten waarin we een selectie van de data maken die alleen te benaderen is via een beveiligde URL. Deze URL kan gedeeld worden met de externe organisatie waardoor die altijd de actuele ledengegevens gepresenteerd krijgt.

Vanuit een AVG-/beveiligingsoptiek is deze methode een stuk veiliger omdat er geen ledengegevens opgeslagen en getransporteerd worden in bestanden die op verschillende plekken achterblijven, de externe partijen uitsluitend toegang krijgen tot de data die zij nodig hebben en de toegang tot deze data op elk moment is te stoppen.

Maar hoe?

Omdat we veel verschillende soorten verenigingswebsites hebben ontworpen en ontwikkeld, hebben we ook veel verschillende soorten trajecten en opdrachtgevers meegemaakt. Om ervoor te zorgen dat de ontwikkeling van een verenigingswebsite zo soepel mogelijk gaat heb ik nog een paar tips:

• Vraag je achterban om input. Maar creëer hierbij niet de verwachting dat als men input geeft dat deze ook wordt doorgevoerd. Sommige wensen passen soms niet in het budget of passen niet bij het doel van de website.
  
  Daarnaast is het vaak zo dat als je alle wensen van alle leden doorvoert de website zo vol raakt met functionaliteiten dat niemand ermee kan werken. Binnen interactie-design wordt dit vaak ‘bloated’ genoemd en dit geeft aan dat er zoveel toeters en bellen in een design zitten dat het in feite onwerkbaar is geworden.|
  
• Creëer doelen en leg deze vast. Eén tot drie doelen zorgen ervoor dat je tijdens de creatie van de nieuwe verenigingswebsite bij elke afweging kunt kijken naar de originele doelen en zo de juiste beslissing kunt nemen.
  
  Heb je meer dan drie doelen? Splits deze dan op en schuif een aantal doelen door naar een volgende fase van de website. Zo zou je je in eerste instantie kunnen richten op de verbetering van de ledenadministratie en het delen van kennis, na de livegang zou je in een tweede fase kunnen werken aan een API-koppeling met een CRM-systeem. Door deze splitsing wordt de kans dat je de doelen succesvol behaalt aanzienlijk vergroot.
  
• Creëer een kleine testgroep van leden en gebruik ze als bètagebruikers om als eerste binnen de nieuwe website content te plaatsen, kennis te delen en hun profielgegevens uit te breiden. Dit zorgt ervoor dat je website alvast een beetje gevuld wordt en je krijgt feedback van deze groep over de werking van de website.
  
• Communiceer terughoudend naar de achterban over deadlines. Als de website technisch gereed is moet er nog van alles gebeuren. Denk aan het schrijven van een privacyverklaring, het bijwerken van de algemene voorwaarden, het plaatsen van artikelen op de homepage, de footerlinks controleren, het evenementenoverzicht vullen, de eerste nieuwsbrief schrijven en ga zo maar door.
  
  Neem hier de tijd voor en zorg ervoor dat alles klopt. Het is klaar wanneer het klaar is. Natuurlijk wil je achterban graag weten wanneer de nieuwe website live kan gaan maar het noemen van een datum verplicht je soms om met een website live te gaan die nog niet helemaal klaar is.

Heb je vragen over een van deze kenmerken, dan beantwoord ik je vragen graag in het reactiegedeelte onderaan deze pagina.