Wat kost een Drupal website?

Inmiddels werken we bij Emble al meer dan 16 jaar met Drupal en hebben we honderden compleet verschillende Drupal projecten opgeleverd. Vaak wordt ons de vraag gesteld. Wat kost een Drupal website? Dat is een lastige vraag die moeilijk te beantwoorden valt maar toch ga ik in dit artikel een poging doen.

In dit artikel maak ik inzichtelijk welke verschillende factoren invloed hebben op de prijs van een Drupal website. Welke kosten zijn eenmalig? En met welke terugkerende kosten moet je rekening houden? De bedragen die ik noem zijn exclusief btw en uiteraard indicatiebedragen. Het kan heel goed zijn dat ze in de praktijk afwijken.

Allereerst een Drupal-website is gratis, aangezien Drupal een Open Source-platform is. Hoewel het bouwen van de website weliswaar tijd vergt, brengt het geen terugkerende periodieke licentiekosten met zich mee.

Door wie laat je de website bouwen?

Een belangrijke bepalende factor voor de prijs is wie de website (voor je) bouwt. Er zijn een paar zeer uiteenlopende mogelijkheden voor, elk met zijn eigen voor- en nadelen.

Zelf bouwen

Het kan zijn dat je zelf websites kan ontwikkelen of dat je mensen in dienst hebt of wilt nemen die dit voor je kunnen doen. Een voordeel van intern je eigen website ontwikkelen is dat dit vaak goedkoper is, met name als je voorziet dat je veel wijzigingen of uitbreidingen gaat doen.

Een nadeel is wel dat je beperkt blijft tot de kennis die je in huis hebt en dat de bouw vaak lang duurt. Met name als er wel kennis is van webdesign en webdevelopment, maar nog geen ervaring met Drupal. De eerste maanden zul je moeten investeren in het leren omgaan met het Drupal ecosysteem en het opbouwen van de eerste testwebsites.

Freelancers inschakelen

Je kunt ook een freelancer inhuren die een deel van de website ontwikkelt, het ontwerp maakt of de gehele website voor zijn rekening neemt. Deze optie heeft als voordeel dat je gebruik kunt maken van de kennis die de freelancer al heeft. Een nadeel is dat je zelf de freelancer moet aansturen en controleren of alles goed gaat.

Freelancers zijn voornamelijk handig als je zelf goed weet wat je wilt, enige technische kennis hebt van websites bouwen en voor specifieke onderdelen een freelancer wilt inschakelen.

Kosten: Een Drupalfreelancer kost in Nederland tussen de € 45,- en € 125,- per uur, afhankelijk van de ervaring die een freelancer heeft.

Een klein tot middelgroot internetbureau inhuren

Een bureau ontzorgt je op veel vlakken. Ze kunnen vaak zowel ontwerpen, ontwikkelen als programmeren en kunnen je adviseren als het gaat om bijkomende zaken als hosting of de promotie van je website. 
Vergeleken met een freelancer is het inhuren van een bureau wel duurder want het bureau neemt meestal het hele project aan en is verantwoordelijk voor een complete oplevering. 

Een nadeel van een kleiner bureau is dat je niet op alle vlakken ontzorgt kan worden waardoor je nog wel betrokken moet blijven bij het ontwikkelen en bijvoorbeeld zelf de content moet plaatsen of zelf je Google Adwordscampagne moet beheren.

Kosten: Gemiddeld vanaf € 25.000 tot € 100.000. Je ziet dat het verschil nogal groot is. Dat komt deels omdat er verschillende tarieven worden gerekend, variërend van 75,- tot 150,- ex. btw., maar het grote verschil komt nog meer doordat je met Drupal een corporate website kunt laten ontwerpen en bouwen voor € 30.000 of een complexe klantenportal kan laten maken met diverse koppelingen naar externe ERP- en CRM-systemen wat € 150.000 kan kosten.

Aankloppen bij een een groot internetbureau

Deze bureaus hebben vaak tussen de 50 en 300 specialisten in dienst en kunnen daardoor op allerlei vlakken je organisatie ondersteunen. Van een huisstijlgids ontwerpen tot aan het creëren van je content. De onderdelen binnen de ontwikkeling van je website worden over het algemeen door grotere teams uitgevoerd en vergen meer tussentijdse stappen waardoor trajecten langer duren, maar ook meer doordacht zijn.

Kosten: Vanaf € 50.000 waarbij er eigenlijk geen bovengrens is. Vrijwel altijd wordt Agile gewerkt op basis van het Scrum framwork. Dit is een werkwijze waarbij het werk wordt opgedeeld in sprints van één of twee weken en teams van developers en designers steeds stap voor stap nieuwe onderdelen ontwerpen of ontwikkelen.

Wat voor Drupalwebsite wil je laten maken?

Dat heeft natuurlijk erg veel impact op de prijs. Drupal is over het algemeen niet het CMS om een kleine simpele website mee te maken, zoals de website voor ‘de bakker om de hoek’ als het ware. Voor zulke websites is Wordpress een betere keuze. Het is een simpeler CMS, je kunt er sneller een website mee ontwikkelen en er zijn veel meer webbouwers met Wordpresservaring. Wat de prijs drukt.

Drupal is in vergelijking met Wordpress een veelzijdiger CMS waarmee je vooral oplossingen kunt maken waarbij je gebruikers laat inloggen. Denk aan een klantenportal of intranet. Je kunt ook veel of complexe content laten zien en bezoekers hier op laten zoeken en filteren. Denk aan een producten- of locatiedatabase.

De basis van elke Drupalwebsite is grotendeels hetzelfde: verschillende contenttypes en overzichten om de content weer te geven in combinatie met een op maat gemaakt responsive webdesign dat die verschillende overzichten en content op een mooie en gebruiksvriendelijke manier toont. 

Het onderscheid in de soorten Drupalwebsites die je kunt maken zit vooral in de functionaliteit. Grofweg zijn er een aantal type websites: 

• Websites die zich vooral richten op content aanbieden. Denk aan informatieve overheidswebsites, corporate websites of magazinewebsites. Ze bezitten vaak een paar formulieren en een filterfunctie voor het zoeken. Als het zoeken erg belangrijk is zijn ze gekoppeld aan een aparte zoekapplicatie zoals Elasticsearch of Apache Solr. Gemiddeld zien we dat de kosten van dergelijke websites tussen de € 25.000 en € 50.000 liggen bij middelgrote bureaus.
   
• Community- / klantenportal- / ledenwebsites die vooral gericht zijn op de gebruikers, gebruikersrollen en -rechten. Bezoekers kunnen zich registreren, een profiel aanmaken, andere gebruikers zoeken en content met elkaar delen. Vrijwel altijd hebben deze websites verschillende rollen met elk hun eigen rechten en soms ook nog verschillende groepsmogelijkheden zodat gebruikers hun eigen groepen kunnen creëren en beheren. Het opzetten van een dergelijke website kost aanzienlijk meer tijd en is ook lastiger goed te krijgen. Er spelen meer processen, er moet meer ontworpen worden en de test- en verbeterfases duren meestal langer. Gemiddeld zien we dat de kosten van dergelijke community- / klantenportal- / ledenwebsites tussen de € 35.000 en € 75.000 liggen bij middelgrote bureaus.
   
• E-commercewebsites richten zich natuurlijk op het verkopen van items. Dit zijn wellicht de meest complexe websites, ook al denken veel mensen daar vrij makkelijk over. De koppeling met paymentproviders om betalingen via creditcards of iDeal mogelijk te maken zijn daarbij niet echt het probleem. Het werk zit met name in de inrichting van de webshop zelf waarbij ontzettend veel ingesteld moet worden. Denk daarbij onder andere aan verzendtarieven, kortingscodes, btw-tarieven, groepsproducten, productstatussen, factuur- en creditfactuurgegevens en talloze meldingen en e-mails die verstuurd moeten worden.
  
  Naast deze instellingen moeten bezoekers ook kunnen inloggen, hun bestelde producten kunnen inzien en in sommige gevallen bepaalt de afname van producten ook hun rol en rechten op de website. Denk bijvoorbeeld aan een verenigingswebsite waarbij het abonnement direct online afgenomen kan worden en men afhankelijk van de keuze voor het abonnement meer of minder rechten heeft binnen de website.  Gemiddeld zien we dat de kosten van dergelijke e-commercewebsites tussen de € 50.000 en € 100.000 liggen bij middelgrote bureaus.

Combinaties en uitbreiden in stappen

Bij Drupal is het meer regelmaat dan uitzondering dat bovenstaande functionaliteiten met elkaar worden gecombineerd. Een magazinewebsite met een abonneegedeelte. Een corporate website met een klantenportal. Of een communitywebsite met een webshop. 

Deze combinaties maken het bepalen van de prijs er natuurlijk niet makkelijker op, maar het is zeker niet zo dat je bij combinaties van bovengenoemde soorten websites de projectprijzen bij elkaar op moet tellen. Veel van de onderdelen, instellingen en vormgeving zijn nodig voor alledrie soorten websites. Een magazinewebsite zelf zou bijvoorbeeld € 25.000 kunnen kosten. Door de abonneeportal komt hier bijvoorbeeld € 20.000 bij. 

Een voordeel van Drupal is dat je oneindig kunt uitbreiden en kan beslissen om een jaar later een webshop toe te voegen voor € 25.000, om bijvoorbeeld speciale edities te verkopen van het magazine of voor de verkoop van de abonnementen zelf.

Je Drupalwebsite voorzien van nog meer mogelijkheden

Het mooie aan Drupal is dat uitbreidingen elkaar nagenoeg nooit in de weg zitten waardoor je maar door kunt gaan met uitbreiden. Verschillende opties hebben elk hun eigen impact op de prijs en het is vaak lastig om als leek in te schatten hoeveel iets extra kost. 

Een koppeling met Mailchimp of Google Analytics kost bijna niets extra en zit bij ons standaard in al onze projectprijzen. Maar wil je bijvoorbeeld meertaligheid toevoegen aan je Drupalwebsite, dan neemt dit relatief veel configuratiewerk en kost het gemiddeld een paar duizend euro extra, afhankelijk van hoeveel talen er ingesteld moeten worden.

Onderstaande lijst bestaat uit opties die we vaak voorbij zien komen en die een relatief grote impact hebben op je budget. Het is daarom goed om deze uitbreidingen te bespreken met je webbouwer en te bepalen of je ze direct bij de eerste bouw van je website nodig hebt of dat je ze later nog wilt toevoegen. Op die manier kun je de kosten van je website verdelen over meerdere fases en ben je alvast voorbereid op toekomstige kosten. De genoemde prijzen zijn een gemiddelde, binnen de opties zijn natuurlijk allerlei variaties mogelijk die een extra optie duurder of goedkoper maken.

• Migratie van de huidige content naar je nieuwe website. De belangrijkste factor hierbij is de complexiteit van de structuur van de content. Gaat het bijvoorbeeld om een productendatabase met verschillende soorten producten, elk met eigen velden en relaties naar andere producten? Dan is de migratie een stuk bewerkelijker dan die van een nieuwswebsite waarbij nieuwsitems over moeten worden gezet die opgebouwd zijn uit slechts een titel, body en datum. Datzelfde geldt ook voor contentstructuren waarbij veel relaties zijn. Denk bijvoorbeeld aan een gedeelte met blogs die gerelateerd zijn aan categorieën, die op hun beurt weer verwijzen naar producten. Om het dan nog iets lastiger te maken krijgt de nieuwe website vaak ook een nieuwe structuur. Categorieën worden herzien of vereenvoudigd, waardoor de puzzel nog iets bewerkelijker wordt.
  
  Een migratie kan tussen de € 5.000 en € 50.000 kosten. In tegenstelling tot wat veel mensen denken heeft de hoeveelheid items die gemigreerd moeten worden nagenoeg geen impact op de kosten. Er moet toch een migratiescript worden geschreven en datzelfde script kan zowel 1 als 100.000 items migreren.
   
• Meertaligheid. Drupal is erg sterk in meertaligheid en bezit hiervoor veel functies waardoor je ook een complexe website goed in diverse talen kunt aanbieden. Maar het kost wel het nodige configuratiewerk. Daarom is het verstandig budget aan te houden voor de basisconfiguratie en een prijs per taal. Gemiddeld zijn de kosten hiervan € 5.000 plus € 1.000 per taal. Daarnaast kan meertaligheid andere onderdelen ingewikkelder en dus duurder maken. Denk bijvoorbeeld aan een migratie of een koppeling. Of denk aan een webshop gedeelte waarbij berichten en interfaces in verschillende talen aangeboden moeten worden.
   
• Multi-site opzet. Drupal kan op verschillende manieren ingezet worden als multisite-CMS. Dat houdt in dat je met Drupal verschillende websites kunt publiceren vanuit één CMS. Dat biedt ontzettend veel voordelen qua beheer, maar reduceert ook in toekomstige kosten. Updates, hosting, uitbreidingen die worden ingezet op het CMS kunnen door alle websites gebruikt worden. Daarnaast kan elke website zijn eigen karakter en functionaliteiten bevatten. Zo ontwikkelen we vaak websites die een domein hebben voor de corporate website en een domein voor het intranet.
  
  De extra kosten liggen rond de € 5.00. Dit zijn kosten om de multisite-techniek mogelijk te maken. Daarna moeten er nog subwebsites opgezet worden. In sommige gevallen zijn deze zo simpel dat onze opdrachtgevers dit zelf doen. Aan de andere kant van het spectrum zien we dat deze subwebsites een compleet eigen structuur, functionaliteiten en eigen webdesign kunnen krijgen. In die gevallen hangt daar natuurlijk een prijskaartje aan dat vergelijkbaar is met de opzet van een complete website.
   
• De Drupalwebsite compatible met de WCAG 2.1 richtlijnen of ‘drempelvrij’ maken. Deze richtlijnen zorgen ervoor dat je website te gebruiken is voor mensen met een beperking. Denk aan doven, slechtzienden en mensen die blind zijn.
  
  Je website laten voldoen aan de WCAG-richtlijnen is niet een kwestie van iets installeren of aanzetten. Het is meer een manier waarop je de website ontwerpt, bouwt en vooral vult. Met name dat laatste wordt vaak onderschat. Op contentniveau moet de structuur met headings op orde zijn en zijn bijvoorbeeld alt-tags bij plaatjes verplichte kost. Een bestaande website die niet volgens de ideeën van toegankelijkheid is gemaakt laten voldoen aan de richtlijnen vereist vaak dat er delen opnieuw moeten worden ontworpen en gebouwd, en dat de content moet worden herzien. Daarom is het altijd verstandig om bij de bouw van een nieuwe website goed na te denken over de optie om WCAG 2.1-compatibiliteit mee te nemen. 
  
  Voor overheidswebsites en semi-overheidswebsites is het wettelijk verplicht (sinds 1 juli 2018) om hun websites geschikt te maken voor mensen met een beperking en sinds 23 september 2019 is het verplicht voor deze websites om hierover een verklaring op de website te plaatsen.
  
  Wij rekenen gemiddeld € 4.500 bovenop de ontwerp- en ontwikkelkosten om een website WCAG 2.1-compatible te maken. 
   
• Koppeling met externe systemen. Drupal is bij uitstek geschikt voor websites die veel of complexe content tonen of werken met gebruikers die verschillende rollen en rechten bezitten. Bij beide onderdelen worden vaak koppelingen toegepast om data te synchroniseren met externe systemen. Denk bijvoorbeeld aan een koppeling met een CRM-systeem om inzending van een webformulier direct in het CRM beschikbaar te hebben of een koppeling met een boekhoudsysteem waar direct orders in worden gezet die op de website worden geplaatst.
  
  Koppelingen zijn er in allerlei vormen: van API’s waarbij systemen met elkaar ‘praten’ en er zo een meer geavanceerde manier van koppelen plaatsvindt, tot het inlezen van een XML-bestand met data die in de Drupaldatabase gezet wordt.
  
  De API-optie is vrijwel altijd duurder, maar biedt ook meer voordelen. Hoe duur een koppeling precies wordt hangt met name af van de complexiteit van de data die heen en weer gestuurd moet worden en of er al een API beschikbaar is bij een van beide systemen. 

Bij elke API-koppeling moet er een API ontwikkeld zijn aan beide kanten. Het kan voorkomen dat die ook nog niet aanwezig is in het CRM-, Boekhoud-, ERP- of PIM-systeem. Dat houdt in dat een expert in, of leverancier van dat systeem ook nog een API moet ontwikkelen, wat de kosten op zijn minst verdubbelt. In de praktijk komt er een hoop extra communicatie en bugfixingtijd bij wanneer er aan beide kanten nog geen API beschikbaar is.

Neem bijvoorbeeld Hubspot, een populair CRM-systeem. Hiervoor ligt al een kant-en-klare API-koppeling klaar in de vorm van een gratis module. Het is letterlijk een kwestie van installeren en configureren. De kosten komen daardoor misschien uit op € 400. Maar stel dat je nu wilt koppelen met het CRM Pipedrive, dan is daar nog geen goede module voor beschikbaar en zul je die zelf moeten laten ontwikkelen wat vermoedelijk tussen de € 4.000 á € 8.000 gaat kosten. 

Terugkerende kosten

Naast het ontwerpen en ontwikkelen van je Drupalwebsite zijn er ook terugkerende kosten. Deze zijn grofweg op te delen in vijf soorten:

• Hostingkosten. De Drupalwebsite moet ergens gehost worden zodat bezoekers de website kunnen bereiken. De kosten hiervoor lopen ontzettend uiteen. Van € 5,- per jaar bij goedkope prijsvechters tot een paar duizend euro per maand. Het verschil zit in de resources die je krijgt (geheugen, harde-schijfruimte, databases, dataverkeer), het zit in kwaliteit van de infrastructuur en daarmee in de uptimegarantie die je krijgt en het wordt ook bepaald door de kwaliteit, bereikbaarheid van de supportdesk of dat er afspraken zijn gemaakt dat de hosting partij een server voor je update of dat je dit zelf doet.
  
  Hoeveel je uit moet geven bepaal je zelf en kun je af laten hangen van de impact die de website heeft als deze offline zou gaan. Mag dat best wel eens gebeuren, dan is een goedkopere hostingoplossing geen probleem. Heeft het echt economische gevolgen, zoals dat bijvoorbeeld bij een webshop zou zijn die een dag offline is, dan is het vrij logisch om wat meer te besteden. “Hoeveel meer?” hoor ik je denken. Gemiddeld kost een goede hostinglocatie tussen de € 100,- en € 500,- per maand. Het verschil daarin zit in factoren zoals: resources, uptime en support.
   
• Updates. Wanneer je met een open-sourcesysteem als Drupal werkt, dan is het zaak om die goed te onderhouden. Dit onderhoud bestaat voornamelijk uit het updaten van de Drupalcore en de Drupalmodules. Binnen deze updates zitten niet alleen nieuwe features maar ook bug- en securityverbeteringen. Je kunt ervoor kiezen om dit onderhoud zelf uit te voeren, maar je kunt ook periodiek een specialist inhuren om de website te updaten. Of je kunt een onderhoudscontract afspreken. Wij bieden ook zo’n onderhoudscontract aan voor € 75,- per maand waarin we zowel de updates als support aanbieden, zonder limiet.
   
• Support. Meestal weten de initiële beheerders van je website zich wel raad met het plaatsen van de content. Ze hebben vaak geholpen bij de opzet en weten meestal precies waar wat zit. Maar na verloop van tijd lopen ook zij tegen vragen aan waar ze het antwoord niet op weten. Of komen er extra beheerders bij die een training kunnen gebruiken. Het is daarom altijd raadzaam hier budget voor te reserveren, met name de trainingen kunnen kostbaar zijn. De kosten voor support kunnen vaak afgedekt worden in een supportcontract zoals wij die aanbieden voor € 75,- per maand. 
  
  Trainingen vallen daar vrijwel altijd buiten en hoeveel kosten je hierin maakt hangt vooral af of je nieuwe beheerders zelf kunt bijscholen, hier een bureau voor nodig hebt en hoe vaak er nieuwe beheerders getraind moeten worden. Extern een training inhuren kost gemiddeld tussen de € 400 à € 1.000 voor één persoon.
   
• Onderhoud custom code. Wijzelf zijn een groot voorstander van het opbouwen van een Drupalwebsite zonder custom code. Maar in sommige gevallen is custom module of custom script noodzakelijk. Bijvoorbeeld bij een koppeling met een extern systeem waar nog geen Drupalmodule voor beschikbaar is. Wanneer je dergelijke custom modules of scripts laat ontwikkelen is het verstandig om jaarlijks budget te reserveren voor het onderhoud van deze code. Open-sourcemodules worden continu geüpdatet en veel van die updates houden in dat de code aangepast moet worden aan veranderingen die buiten de module of code liggen. Denk bijvoorbeeld aan aanpassingen van de webserver waarop steeds nieuwere versies van Mysql en Php worden geïnstalleerd en wijzigingen in Drupal zelf of andere Drupalmodules waarmee jouw custom code samenwerkt. Of, in het geval je custom code praat met externe systemen en data uitwisselt, aanpassingen in de datastructuur van het externe systeem.
  
  Gemiddeld wordt aangenomen dat van de projectprijs 15% tot 20% nodig is voor onderhoud. Dus stel, je laat een koppeling ontwikkelen tussen jouw Drupalwebsite en een productmanagementsysteem via een API waarvan de eenmalige ontwikkelkosten € 10.000 waren. Dan is het raadzaam om per jaar € 1.500 à € 2.000 in te calculeren als onderhoudskosten. Het kan zijn dat het eerste jaar € 500 aan onderhoud nodig is, het tweede jaar helemaal niets, maar in het derde jaar de databasestructuur wordt gewijzigd in het productmanagementsysteem en er € 5.000 nodig is aan aanpassingen.
   
• Uitbreidingen en aanpassingen. Denk aan nieuwe onderdelen die je in je Drupalwebsite wilt laten bouwen. Bijvoorbeeld een nieuw forumgedeelte voor leden. Dit is uiteraard een terugkerende kostenpost die je grotendeels zelf in de hand hebt. Je kunt er voor kiezen om de website precies zo te laten. Je kunt ook elke maand nieuwe functies of onderdelen bedenken. Het is in ieder geval wel verstandig om hier een budget van 10% tot 20% voor te reserveren. Het kan namelijk altijd gebeuren dat er aanpassingen nodig zijn die wel doorgevoerd moeten worden. 
  
  Gebruik je dit niet, dan is dat natuurlijk mooi meegenomen, maar in de praktijk zijn er altijd wel punten die aandacht nodig hebben en dan is het fijn dat dit budget er is. Puur voor onvoorziene situaties. Denk hierbij aan een verandering van hostingprovider waardoor de website gemigreerd moet worden. De website stijgt in populariteit, maar ook bij spammers en hackers en er moeten extra beveiligings- en anti-spammaatregelen ingebouwd worden. De website is gekoppeld met Mailchimp, maar jullie stappen over naar Campaignmonitor. Tal van veranderingen rondom de website hebben impact op de website zelf en vereisen aanpassingen.

Tot slot

Ik hoop dat het je niet duizelt van al die kosten. Bedenk goed dat je de Drupalwebsite ook in verschillende fases kunt ontwikkelen en zo natuurlijk kunt laten groeien. Drupal is daar bij uitstek geschikt voor omdat je vrijwel zeker weet dat je niet tegen een beperking aan loopt.

Heb je vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Ik lees en beantwoord ze graag onder dit artikel in het reactiegedeelte.