Sharepoint vs Drupal

De vergelijking tussen Sharepoint en Drupal dringt zich vaker op. In 2006 schreef Dries Buyteart (oprichter van Drupal) hier voor het eerst iets over:

“As it stands, Drupal is not a good SharePoint alternative, yet there is quite a bit of overlap in terms of functionality. It sure makes for an interesting situation.”

Sindsdien hebben Drupal 7 en Sharepoint 2010 het licht gezien en zijn beide platformen nog wat meer in elkaars vaarwater gekomen. Drupal is daardoor binnen organisaties steeds vaker een serieuzere optie aan het worden om een Sharepoint website, extranet of intranet te vervangen.

Maar vergis je niet, het blijven twee wezenlijk verschillende platformen die elkaar zeker niet in alle gevallen kunnen vervangen, of aanvullen.

Sharepoint

Sharepoint is met name een goede oplossing als binnen een organisatie veel gebruik wordt gemaakt van Microsoft (Office) producten. Met Sharepoint verbind je jouw vertrouwde werkomgeving met collega’s binnen het bedrijf om zo samen een intranet te vormen waar documenten, personen en overige informatie veilig gedeeld kunnen worden.

Doordat Sharepoint speciaal is gebouwd voor integratie met software als Outlook, Excel, Word, etc. geeft dit mogelijkheden zoals het synchroniseren van jouw outlook kalender met een gezamenlijke kalender binnen het intra- of extranet en het samenwerken aan bestanden vanuit de desktop.

Het extranet gedeelte, het delen van bestanden met mensen buiten de organisatie via een publieke website, is minder ideaal. Vergeleken met Drupal is het lastig om hier een unieke look aan te geven en elementen te verplaatsen. Voor meer opties zul je Sharepoint Designer moeten aanschaffen en iemand inhuren die hier mee om kan gaan. Ook schijnen content beheerders de versnippering tussen interne en externe website potentieel als verwarrend te ervaren.

Sharepoint is al met al een kant en klaar pakket, een volwaardige applicatie. Applicaties zijn vertrouwd, gebruikersvriendelijk voor eindgebuikers en kun je vrij makkelijk configureren en uitbreiden. Maar de software in de kern aanpassen is lastiger. Dit maakt ook dat uitbreidingen van derde partijen soms een omweg moeten kiezen om de koppeling mogelijk te maken, wat minder efficiënte en dus tragere code oplevert.

Drupal

Drupal is niet specifiek ontwikkelt om een intranet of extranet te zijn maar biedt het fundament om iets op te bouwen, of het nu een corporate website, webshop, klantenportal, CRM, intranet of extranet is, of allemaal tegelijk. De bouwstenen liggen er, maar je moet het wel eerst zelf in elkaar zetten. Er zijn genoeg handleidingen om hier een heel eind mee te komen, maar vaak kom je terecht bij een Drupal expert.

Het voordeel van Drupal is een eindproduct op maat, zowel qua structuur en workflow als qua vormgeving. Voor een groot deel kun je ongeveer dezelfde online collaboratie en content beheer functionaliteiten inbouwen waar Sharepoint ook over beschikt, puur door gebruik te maken van al bestaande modules.

Op andere gebieden, zoals de integratie met Windows software en de ‘desktop’ ervaring, heeft Sharepoint een niet te overwinnen voorsprong. Met name de Enterprise editie biedt enkele geavanceerde mogelijkheden die moeilijk zijn te simuleren met Drupal. Daar staat echter wel een prijskaartje tegenover.

Ontwikkelingskosten

Het vanaf de grond opbouwen van een intranet met Drupal zal enige tijd in beslag nemen. Ook is er sprake van een leercurve voor eindgebruikers die wellicht steiler is dan die van Sharepoint. Beheerders zullen een iets intensievere training nodig hebben om zich Drupal eigen te maken. Daar staat weer tegenover dat het opzetten van Sharepoint op een Windows serveromgeving ook een behoorlijke klus kan zijn dat alleen gedaan kan worden door gespecialiseerde systeembeheerders, terwijl een Linux server opzetten en onderhouden met Drupal een stuk gemakkelijker is.

Open en gesloten software

De keuze tussen Drupal en Sharepoint is er ook één tussen open en gesloten software.

Sharepoint is closed source, wat wil zeggen dat je er alleen gebruik van kunt en mag maken binnen de gestelde voorwaarden. Daardoor mag en kun je Sharepoint lastig aan passen om met iets anders te laten werken dan met andere Windows software zoals Windows Server, Sharepoint Server, Sharepoint Designer. Tevens heb je te maken met licentie kosten die oplopen naar gelang het aantal gebruikers. Voor de meeste uitbreidingen moet je betalen, hoewel er ook aardig wat gratis modules te vinden zijn.

Drupal is open-source wat maakt dat het systeem geen licentiesysteem kent, zowel op Linux als Windows servers uit de voeten kan en uitbreidingen vrij zijn te downloaden. Uiteraard betaal je wel voor de ontwikkeling (en eventueel het onderhoud) van de website.Het eindresultaat van een Drupal website is alleen beperkt door de expertise en ervaring van de ontwikkelaar. Door het open-source karakter is jouw website ook echt van jou. Op elk moment kun je overstappen op een andere partij om jouw intranet onder handen te nemen en uit te verbeteren.

Meer informatie over de verschillen tussen open en gesloten software lees je in het artikel “Open vs Closed source” op deze website.

Wanneer voor Sharepoint te kiezen?

• Als binnen de organisatie voor het merendeel wordt gewerkt met Microsoft producten en er geen (financiële) reden is om hiervan af te stappen.
• Als er behoefte is aan een kant en klare oplossing die voor eindgebruikers vertrouwd aanvoelt.
• Als het intranet een (veel) hogere prioriteit heeft dan het extranet.
• Als er de financiële middelen zijn voor de hoge licentiekosten en andere bijkomende kosten zoals het onderhouden van een Sharepoint server.

Wanneer voor Drupal te kiezen?

• Als de organisatie af wil van licentie kosten en toenemende kosten naargelang het aantal gebruikers en andere zaken die zorgen voor een hoge TCO.
• Als Sharepoint teveel of juist te weinig opties heeft en er behoefte is aan een platform dat op maat is gemaakt met alleen functionaliteiten die daadwerkelijk gebruikt worden.
• Als de organisatie minder afhankelijkheid wil zijn van gesloten software.
• Als er behoefte is aan meer flexibiliteit en controle over de software.

Alternatieven

Ik wil afsluiten met een aantal alternatieven wanneer je niet volledig over wilt stappen van Sharepoint naar Drupal.

Sharepoint + Drupal

De module om Drupal te integreren met Sharepoint is nog niet klaar voor gebruik, maar er wordt aan gewerkt. Met deze module zou je Sharepoint data kunnen laden binnen Drupal (en Views) en vanuit Drupal gebruik maken van Sharepoint Search. Voor dezen gulden middenweg moet nog even geduld worden opgebracht.

Alfresco + Drupal

Alfresco is een moderne online applicatie om op een intuïtieve, sharepoint-achtige manier bestanden gezamenlijk te bewerken maar dan met een veel lagere TCO als Sharepoint.

Er is voor Drupal 6 een module beschikbaar voor directe Alfresco integratie. Voor Drupal 7 wordt gewerkt aan CMIS integratie, dit is een API bibliotheek om verbinding te kunnen maken met applicaties zoals Alfresco. Ontwikkelaars van Alfresco werken zelf aan dit Drupal project mee.

Dezelfde gebruiksvriendelijke manier van documenten beheren als met Sharepoint, maar met de kracht en flexibiliteit van Drupal om content te beheren en te presenteren externe partijen.

Drupal distributies: Commons of Open Atrium

Niet echt een 'alternatief' maar er zijn voor Drupal distributies zoals Drupal Commons (Drupal 7) en Open Atrium (Drupal 6) die zich speciaal richten op projectmatige online samenwerking binnen groepen en communities. Deze Drupal installaties bevatten al een set van voorgeconfigureerde en beproefde combinaties van modules. Dit kan schelen in de ontwikkeltijd en tegelijkertijd behoudt je alle voordelen van Drupal.