Haal het maximale uit je Drupalwebsite!

Drupal is de Formule 1-auto onder de CMS-en, maar wordt soms gebruikt als boodschappenwagen. Hoe haal je nu met slimme toevoegingen het maximale uit je Drupalwebsite?

Ik ben eens een rondje gaan doen langs de racewagens die we de afgelopen jaren hebben ontwikkeld. Ik heb daarbij gekeken naar de uitbreidingen die we vaak toepassen, en vooral welke uitbreidingen veel toegevoegde waarde bieden.

We zien steeds meer abonnementen om ons heen, en dat zal de komende jaren alleen maar toenemen. Een van de oorzaken ligt in de beperkingen die zijn ontstaan rondom adverteren, waardoor adverteren nog minder lucratief is geworden dan het al was. Gevolg: websites stappen over naar een abonnementmodel. Nu.nl, tweakers.net, volkskrant.nl, allemaal hanteren ze nu al zo’n model. En in de komende maanden komen daar nog veel meer websites bij. 

Doordat we gewend zullen raken aan abonnementen opent dat ook de weg voor veel organisaties die voorheen misschien geen heil zagen in een ledengedeelte, maar dat nu wel doen. Denk aan een ICT-specialist die handige tools aanbiedt, een onderzoeksbureau dat rapporten deelt met een branche of een medische organisatie die haar netwerk van kennis en specialisten toegankelijk maakt. 

Door tools, kennis of netwerkopties achter een login aan te bieden ontstaan veel voordelen. Een logische is dat je weet wie je rapporten, tools of kennis bekijken. Dat is fijn vanuit veiligheidsperspectief, maar ook vanuit marketingperspectief.

Een technisch voordeel is dat je na de inlog de gebruiker een rol en rechten kunt toekennen. Zo kun je gradaties aanbrengen in de soort abonnementen die je aanbiedt. Denk bijvoorbeeld aan een gratis abonnement voor bezoekers die interesse hebben om je tools, rapporten of kennis te bekijken en een betaald abonnement voor gebruikers die vragen willen stellen of met elkaar willen discussiëren. 

Een mooi voorbeeld van hoe dit kan werken, zonder dat er een commerciële gedachte achter zit, is het ledengedeelte dat we gebouwd hebben voor de Groene Hotspot, een online community voor hoveniers en hoveniers in opleiding. Het doel van dit ledengedeelte is kennisdeling. De hoveniers bezitten veel kennis, en in ruil voor het plaatsen van kennis in het ledengedeelte wordt hun abonnement verhoogt en krijgen ze toegang tot een vacaturegedeelte waar ze hoveniers in opleiding mogen werven. 

Veel van de functionaliteiten die nodig zijn voor een ledengedeelte zitten standaard in elke Drupalwebsite. Inlog, profielpagina's, rollen en rechten. Het zijn standaardfuncties die de beheerders en redacteuren nu ook al gebruiken bij een Drupalwebsite. Het grote verschil is dat er nu gebruikers van buiten de organisatie inloggen en een eigen dashboard, menu en vormgeving moeten krijgen.

Onze tip wanneer je een ledengedeelte gaat opzetten: houd het simpel en breidt een ledengedeelte stap voor stap uit. Soms is het nog niet helemaal duidelijk waar de leden behoefte aan hebben. Is dat in contact komen met elkaar? Kennis delen of juist vinden?

Door klein te beginnen, leer je als organisatie waar de behoefte ligt en kun je meegroeien met je leden. Een voordeel van Drupal is dat je onderdelen stuk voor stuk kunt bijbouwen en niet vastloopt in de mogelijkheden. Want die zijn eindeloos.

Met workflow bedoel ik de manier waarop content wordt gecreëerd, gecontroleerd en gepubliceerd. Bij magazines en kranten zijn dergelijke workflows van nature ingebouwd in hun werkproces. Niet zo gek natuurlijk, want wanneer iets gedrukt is, is het niet meer aan te passen. 

Online hebben we gelukkig die beperking niet, maar door de minder strikte workflow gaan er wel sneller dingen mis. Het gevolg: pagina’s met fouten, niet werkende links, content die te laat of te vroeg wordt gepubliceerd.

Er zijn meerdere manieren om een workflow binnen Drupal te creëren. Een van de simpelste oplossingen is gebruik te maken van de module genaamd: Workflow. Deze module maakt het mogelijk om een status mee te geven aan een node (binnen Drupal heten alle contentitems een node). Zo kun je aangeven of een item de status draft, review of published heeft en kun je bepalen welke rol uiteindelijk een node mag publiceren. Je kunt dit voor alle nodes instellen, dus ook voor documenten, publicaties of evenementen.
 

Wanneer je iets zoekt bij Coolblue, Funda of Wehkamp maak je gebruik van een zoekapplicatie die gekoppeld zit aan het CMS of de webshop. De bekendste zoekapplicatie is Apache Solr en die kun je ook koppelen aan je Drupalwebsite. 

Apache Solr is een zoekapplicatie die al van tevoren je hele database en alle documenten die je aanbiedt aan je bezoekers indexeert (denk aan downloads zoals pdf-bestanden). Tijdens dat indexeren plaatst Apache Solr de content in een eigen database en rangschikt het zo dat alles weer snel terug te vinden is.

Op het moment dat je bij een Drupalwebsite die gekoppeld is met Apache Solr een zoekopdracht invoert, gaat Apache Solr op de achtergrond op zoek in zijn eigen database naar resultaten. Die worden vervolgens teruggekoppeld aan Drupal waarna de juiste content in beeld verschijnt. Dit lijkt misschien omslachtig, maar Apache Solr is zo geoptimaliseerd dat dit snellere resultaten geeft dan wanneer Drupal zelf zou zoeken. 

Wanneer je database groter wordt, omdat je bijvoorbeeld duizenden contentitems hebt aangemaakt, wordt het verschil duidelijk waarneembaar. En helemaal bij databases met tien- of honderdduizenden contentitems 

Naast het snelheid en de kracht om in grotere databases te zoeken is een ander groot voordeel van Apache Solr dat het ook zoekt in bestanden. Het komt vaak voor dat je pdf-bestanden aanbiedt aan je bezoekers of ingelogde gebruikers, maar niet alle inhoud van die pdf in het contentitem plaatst in Drupal. In dat geval zou een normale zoekopdracht alleen zoeken in de tekst die je in het contentitem plaatst. Maar Apache Solr kan alle pdf-bestanden indexeren. De tekst uit de pdf plaatst het programma dan in zijn eigen zoekdatabase. 

Een paar mooie voorbeelden zijn de websites militairespectator.nl en swov.nl. Deze websites zijn door ons ontwikkeld en maken gebruik van Apache Solr. Bij swov.nl worden 250.000 nodes door Drupal geïndexeerd, die linken op hun beurt weer door naar 6 GB aan pdf-bestanden. Bezoekers kunnen hierdoor razendsnel zoeken in zowel de inhoud die op de website staat, als in de 6 GB aan pdf-bestanden.

De Militaire Spectator is Nederlands oudste magazine. Op de website staat het complete archief van alle magazines sinds de eerste publicatie in 1832. De magazines zijn gescand en met OCR-technieken zijn de teksten digitaal ingelezen. Apache Solr indexeert het complete bestand van 20GB aan pdf’s en documenten en maakt ze doorzoekbaar.

Drupal is ongekend goed in het creëren van multi-siteplatformen. Multi-site betekent dat je meerdere websites publiceert vanuit je Drupalwebsite. Zo kun je bijvoorbeeld een aparte werkenbij.jouwdomeinnaam.nl publiceren vanuit hetzelfde CMS waar je ook je corporate website mee publiceert. Dat heeft veel voordelen. Om er een paar te noemen: 

Je kunt de contenttypes, overzichten, functionaliteiten, modules en de theme die je hebt laten ontwikkelen voor je hoofdwebsite ook gebruiken op je subwebsites. Aanpassingen en verbeteringen die je laat doen worden dan ook meteen toegepast voor je subwebsites.

Je bespaart op onderhouds-, support- en hostingkosten. Omdat je technisch gezien één database, één codebase hebt, hoef je ook maar één applicatie te updaten en te hosten. Natuurlijk kan het wel zo zijn dat meerdere websites samen meer bezoekers krijgen dan één website waardoor je hostingcontract uitgebreid moet worden met meer resources, zoals meer werkgeheugen. Maar huur je een eigen server zoals wij die ook aanbieden, dan is die in de meeste gevallen krachtig genoeg om een hoop bezoek te kunnen ontvangen.

Je kunt op een subwebsite de bezoeker zich nog meer thuis laten voelen. Daarmee bedoel ik dat je op een werkenbij-website specifieke teksten en foto’s kunt tonen die aanslaan bij de doelgroep die je voor ogen hebt. De gehele website staat in het teken van het ‘thuis’ laten voelen en het overhalen van die doelgroep. Op je corporate website zou je misschien een call-to-actionbutton de titel geven: “Neem contact met ons op”, terwijl je op de werkenbij-website eerder “Neem de volgende stap in je carrière!” zou gebruiken.

Een werkenbij-website is slechts één voorbeeld. We zien dat de multi-sitetechniek op veel verschillende manieren toegepast kan worden. Denk aan een apart domein voor een klantenlogin zoals mijn.jouwdomein.nl of een regionale website. Een mooi voorbeeld daarvan is de website leerwerkloket.nl die we voor het UWV hebben gebouwd. De landelijke website voorziet heel Nederland van informatie, maar daarnaast heeft elke regio een eigen team van regionale beheerders die lokale initiatieven en informatie op regiowebsites zoals utrecht.leerwerkloket.nl of middenbrabant.leerwerkloket.nl plaatsen.

Ook dit is mogelijk met de multi-sitetechniek. Drupal bezit een hoop opties om heel precies de rollen en rechten in te richten voor de mensen die het intranet beheren en gebruiken. 

Een mooi voorbeeld is de Permissions by Term module die naast het toekennen van rollen en rechten (een redacteursrol die de rechten krijgt om nieuwsartikelen te plaatsen) ook de optie biedt om die rechten op basis van een term aan te passen. 

Een praktisch voorbeeld daarvan is wanneer we op het intranet een contenttype 'documenten' maken. Handig voor het delen van publicaties, rapporten, notulen met collega’s. Meestal is het zo dat alle medewerkers dezelfde rol krijgen, vaak heet die rol ‘medewerker’.

Maar nu wil je bijvoorbeeld dat een medewerker van HR niet dezelfde publicaties en rapporten in kan zien die iemand van Finance wel in kan zien. Veel systemen vereisen dan dat je voor elk type medewerker aparte rollen creëert die in principe dezelfde rechten hebben. Of dat je het documentengedeelte opsplitst waardoor je veel overhead creëert in je applicaties.

Door te werken met de acces-per-termmodule kun je de taxonomietermen die standaard in Drupal aanwezig zijn gebruiken om het label ‘HR’ te hangen aan een document en een gebruiker. Je kunt vervolgens instellen wat die gebruikers wel en niet mogen en zo scheid je op een intelligente en beheersbare manier content en gebruikers van elkaar zonder dat dit overhead creëert. 

Documenten delen is natuurlijk niet het enige dat we inbouwen voor intranetwebsites met Drupal. Denk bijvoorbeeld ook aan een smoelenboek waarin je snel collega’s kunt vinden door te selecteren op specialisme, locatie of functie. Of een prikbord waar je korte berichten op kunt plaatsen. Deels praktisch, maar ook leuk om collega’s zo op de hoogte te houden van ontwikkelingen, trends of persoonlijke berichten. 

Naast alle technische voordelen van Drupal is het ook prettig dat je een eigen omgeving met persoonlijke vormgeving kunt maken voor werknemers die gebruik maken van een intranet. Een kille SharePoint of Teamsomgeving oogt toch anders dan een dashboard in de stijl van jouw organisatie met alleen maar de berichten en functies die je nodig hebt en je interesse wekken.

Heb je vragen over deze uitbreidingen? Ik lees en beantwoord je vragen en reacties graag in het reactiegedeelte onderaan deze pagina.